KILAN yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista

Mitä tositteet ovat? Missä meidän tositteet ovat? Kuinka pitkään tositteita pitää säilyttää? Pitikö pää- ja päiväkirjat säilyttää 10 vuotta?

Tilintarkastusten yhteydessä tulee vastaan aina silloin tällöin tilanne, jossa kirjanpitäjä eikä yrittäjä tiedä, missä kaikki yrityksen tositteet ovat. Onkohan ne siellä vanhan palvelimen nurkalla? Vai edellisellä kirjanpitäjällä? Vai sittenkin kodin varastossa? Mikä ohjelma meillä oli käytössä, onkohan tositteet tallessa siellä ohjelmassa? Onkohan meillä edes pääsyä enää kyseiseen ohjelmaan? Tilintarkastajan arkipäivää on se, että tarkastukseen toimitetusta aineistosta puuttuu jokin tositelaji esim. myyntitositteet eli laskut.

Yleensä yrityksessä on tiedossa missä ovat juuri päättyneen tilikauden tositteet, mutta jo edellisen tilikauden tositteet saattavat olla osittain hukassa.

Nykyaikainen ”hybridikirjanpito”, jossa osa tositteista on fyysisiä paperitositteita, ja osa tositteista on eri järjestelmissä syntyneitä sähköisiä tiedostoja, aiheuttaa tiettyjä haasteita tositteiden arkistoinnille. Monissa yrityksissä tilanne on seuraavanlainen. Yritys itse tekee myyntilaskut laskutusohjelma A:lla. Laskut lähetetään sähköisinä asiakkaille suoraan järjestelmästä. Osa liikevaihdosta tulee nettikaupasta, ja tällöin nettikauppojen ylläpitäjien omilta sivuilta on haettavissa myyntidokumentit. Palkat yrittäjä laskee itse palkka.fi palvelussa, ja säilyttää aineiston omalla kannettavalla. Ostolaskut ovat paperisina, paitsi ne, jotka tulevat yrittäjälle sähköpostitse, ja tilitoimisto mapittaa ne kirjanpidon laatimisen yhteydessä. Google-, Facebook- yms. ostokuitit ovat haettavissa toimittajien järjestelmistä. Pää- ja päiväkirjat, tulosteet, alv-ilmoitukset, veroilmoitus ja muistiotositteet ovat sähköisinä tilitoimiston kirjanpito-ohjelmassa. Tilikauden päättymisen jälkeen em. aineistot tallennetaan muistitikulle tai cd:lle.

Kysymys kuuluu, tiedämmekö viiden vuoden kuluttua missä ovat meidän myyntilaskumme vuodelta 2017? Jos ne ovat siellä vanhassa laskutusohjelmassa, saako niitä sieltä tulostettua?

Kirjanpitolautakunta antoi 20.4.2021 yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista. Käydään seuraavaksi lävitse muutama nosto aiheesta.

1) Mikä on kirjanpito? Mikä on tosite?

Kirjanpito

Tiivistetysti todettuna kirjanpito kuvaa yrityksen toimintaa euromääräisesti. Kirjanpitolain mukaan ”kirjanpitoja ovat pääkirjanpito, jonka kirjauksista johdetaan tilinpäätös, sekä mahdolliset osakirjanpidot, joista viedään tiedot pääkirjanpitoon yhdistelmäkirjauksina”. Osakirjanpito on esimerkiksi myyntireskontra, jolloin myyntilaskutusohjelmasta siirretään myynnistä tietoja esimerkiksi kuukausittain kirjanpidon järjestelmään yhdistelmäkirjauksena eli yhteissummina.

Kirjanpito pitää sisällään mm. tositeaineiston, pää- ja päiväkirjat (jotka esittävät tapahtumat päivätasolla tai tilitasolla halutulta aikaväliltä), tilinpäätöksen, tase-erittelyn, osakirjanpidot ja veroilmoitukset (mm. arvonlisävero- ja tuloveroilmoitukset).

Tosite

Kirjanpitolain mukaan kirjanpidon kirjausten tulee perustua päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Menotositteesta (esim. ostolaskusta) tulee käydä selville mitä on hankittu ja tulotositteesta luovutettu suorite, palvelu tai tuote. Maksun todentavan tositteen tulee olla lähtökohtaisesti maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.

Jos kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjanpitovelvollisen tulee todentaa tapahtuma kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla. Huomionarvoista on, että kirjanpitovelvollisen tulee itse laatia ja varmentaa tosite. Kirjanpitäjä usein auttaa asiakasta tositteen laatimisessa, mutta on myös kirjanpitäjän itsensä etu, että kirjanpitovelvollinen itse varmentaa tositteen esimerkiksi allekirjoituksella.

Aiemmin kirjanpitotositteiden ollessa paperisina, oli epätavanomaista, että kirjanpitoaineistosta puuttui tosite. Yleensä tositteesta kävi myös ilmi, mistä tapahtumasta tositteessa on kyse, miten tositteessa esitettyihin euroihin on päästy, ja kuka laati tositteen. Sähköisiä tositteita laadittaessa tuntuu helpommin unohtuvan kirjanpitolain vaatimat edellytykset tositteen tietosisällölle. Kilan yleisohjeen 20.4.2021 mukaan ”Tositteessa on keskeistä sen tietosisältö. Tietosisällön tulee olla niin yksikäsitteinen ja yksityiskohtainen, että sen perusteella on mahdollista laatia kirjanpitomerkintä.” Joskus kirjanpitäjä tuntuu ajattelevan, että tositteen tietosisältö löytyy sieltä kirjanpidosta, mutta se ei riitä kirjanpitolain mukaan. Hyvä kirjanpitotapa edellyttää tarvittavien tietojen sisällyttämistä tositteeseen, eli usein sähköisissä järjestelmissä tositteen liitteeksi tulevaan dokumenttiin. Sähköposti tilintarkastajalta ei myöskään täytä hyvän kirjanpitotavan mukaisia tositteen vaatimuksia, ensinnäkin jo sen vuoksi, koska se ei ole kirjanpitovelvollisen itsensä laatima.

Useat eri lait ja asetukset sisältävät myös vaatimuksia tositteen sisällölle. Esimerkiksi arvonlisäverolaki, valmisteverotuslaki, ennakoperintäasetus ovat tällaisia lakeja tai asetuksia. Mikäli tosite koostuu useammasta eri asiakirjasta, tiedostosta tai tietojärjestelmistä raportoitavista tiedoista, Kilan yleisohjeessa (s. 7) todetaan seuraavaa:

”Jos tosite muodostuu useammasta asiakirjasta, tiedostosta, raportista tai muusta osasta, niiden yhteyden tulee olla selkeästi kuvattu siten, että tositteen tietosisältö on tarkasteltavissa kokonaisuutena. Kuvaus voi sisältyä esimerkiksi erilliseen tiedostoon, kirjauksen vientiselitteeseen, yhteen tositekokonaisuuden osaan, tositelajikohtaiseen asiakirjaan tai luetteloon kirjanpidoista ja aineistoista.”

Esimerkiksi kehittämismenojen aktivointi tosite voisi olla tällainen esimerkki.

Ulkopuolisen palvelutarjoajan tosite

Yleisohje lähtee siitä, että kirjanpitovelvollinen vastaa myös verkkokaupan tai muun palveluntarjoajan laatiman tositteen lainsäädännön vaatimuksista. Tarkoittaen, että mikäli palveluntarjoajalta saatavassa myyntitositteessa on puutteita, esimerkiksi myytyjen tuotteiden, arvonlisäverotietojen yms. suhteen, on kirjanpitovelvollisen tarvittaessa täydennettävä tositteen tietoja tältä osin.

Yleisohjeen mukaan: ”Tosite tai sen osa voidaan säilyttää ulkopuolisella taholla, esimerkiksi liikekumppanilla, pankissa tai laskuja välittävässä yrityksessä, siten että kirjanpitoaineistosta on linkitys säilytyspaikkaan tai tosite on löydettävissä esimerkiksi tositenumeron perusteella. (Kirjanpitovelvollinen vastaa myös näissä tapauksissa tositteiden säilytyksestä sekä siitä, että tositteen tietosisältö vastaa lain vaatimuksia).” Eli kirjanpitovelvollisen tulee itse arvioida, voiko luottaa palveluntarjoajan olemassaoloon ja tositetiedon saamiseen viidenkin vuoden kuluttua tilikauden päättymisestä. Suositeltavaa on tulostaa vaikka kuukausittain palveluntarjoajalta kirjanpitoa varten tarvittavat dokumentit, ja toimittaa ne kirjanpitäjälle arkistoitavaksi osana kirjanpitoaineistoa. Tällöin voi myös varmistaa samalla kirjanpitäjältä, että onhan ko. tositteiden tietosisältö riittävää.

2) Mistä tiedetään, missä muodossa yrityksen tositteet olivat, ja mitä tositelajeja oli käytössä neljä vuotta sitten?

Tätäkin on joku onneksi ajatellut. Kirjanpitolaissa todetaan: ”Kirjanpitovelvollisella tulee olla tilinpäätöksen perustana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista luettelo, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat.” (Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista.) Edelleen Kilan yleisohjeessa 20.1.2021 todetaan: ”Luettelo tulisi laatia sellaisella tarkkuudella, että kirjanpito on jälkikäteen saatettavissa selväkieliseen muotoon ja tarkastettavissa myös tilanteessa, joissa yrityksen kirjanpitovelvollisen edustajat eivät ole käytettävissä esimerkiksi yrityksen konkurssin tai henkilövaihdosten vuoksi.” Luettelon ei tarvitse olla tietotekninen dokumentti, mutta jos esimerkiksi kirjanpidon eri osa-alueita säilytetään eri ohjelmistoissa, on perusteltua luetella käytetyt ohjelmistot. Ja mikäli kirjanpitoaineiston säilyttäminen on ulkoistettu palveluntarjoajalle, on perusteltua kirjata luetteloon palveluntarjoajan nimi.

Joissakin tilanteissa voisi olla järkevintä tilitoimiston ja kirjanpito-ohjelmiston vaihtuessa pyytää vanhalta tilitoimistolta kopio kaikesta kirjanpitoaineistosta cd:llä tai muistitikulla. Jotkut ohjelmistotalot veloittavat jopa satoja euroja ohjelmiston käyttöoikeuksien uudelleen avaamisesta.

3) Kirjausketju eli auditrail: onko se ketjusilmukoita vai raiteita?

Kirjanpitolaki lähtee siitä, että yksittäisen liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välinen yhteys tulee olla vaikeuksitta todettavissa. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että kirjanpidosta tulee käydä ilmi, että esimerkiksi mille myyntitilille tietyn myyntilaskun sisältämä myynti ja arvonlisävero on kirjattu. Tavanomaisten tositteiden, kuten esimerkiksi ostolaskujen, osalta asia yleensä käy hyvin esille kirjanpitoaineistosta.

Kohtalaisen tavallinen on tilanne, jossa asiakasyritys tekee itse myyntilaskut, ja toimittaa tilitoimistolle vain laskutuksen yhteenvedon kuukausittain. Yhteenvedosta käy ilmi myynti euroissa ja myynnin sisältämä arvonlisävero. Osa säilytettävää kirjanpitoa ovat myös alkuperäiset myyntilaskut, sekä kuukausittaiset myynnin laskuluettelot tai vastaavat, josta käy ilmi kunkin laskun kirjanpitotili. Onko selvää, kuka näiden kirjanpidon aineistojen säilytyksestä ja arkistoinnista vastaa? Yritys vai kirjanpitäjä?

Lisäksi kirjanpitolaki edellyttää myös tilinpäätöksen liitetietojen perustana olevien liitetietotositteiden, konserniyhdistelyn tositteiden ja viranomaisilmoitusten, esimerkiksi arvonlisäveroilmoituksen ja tuloveroilmoituksen osalta kirjausketjun toteutumista. Useimmiten arvonlisäveroa varten kirjanpito-ohjelmistosta saa raportin myynneistä ja ostoista kirjanpitotileittäin ja arvonlisäverokannoittain, mutta miten esimerkiksi yhtiön tuloveroilmoituksen kirjausketju tai liitetietotositteiden kirjausketju on dokumentoitu?

4) Kuinka pitkään aineistoja tulisi säilyttää?

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, tase-erittelyt, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Edelleen kirjanpitolain mukaan, mikäli muualla laissa ei ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle, tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Aineisto on säilytettävä yrityksen toiminnan loppuessa ja kirjanpitovelvollisen on ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle aineiston säilyttäminen on uskottu.

Muita aineistojen säilytysaikaan vaikuttavia säädöksiä on mm. erilaisiin hankkeisiin liittyen, esimerkiksi joissakin avustuksissa voi olla avustuksen saajalla avustuksen palautusvelvollisuus jopa 10 vuoden takaa. Tällöin on tärkeää, että hankkeeseen liittyvät tositteet ovat tallessa ja käytettävissä koko em. ajan.

Kiinteistöinvestoinnin sisältämän arvonlisäveron tarkistuskausi on 10 vuotta sen kalenterivuoden alusta, jonka aikana uusirakentamiseen tai perusparantamiseen liittynyt rakentamispalvelu on valmistunut tai kiinteistö on vastaanotettu. Tarkistuskauteen ei kuitenkaan lueta rakentamispalvelun valmistumista tai kiinteistön vastaanottamista edeltävää kalenterivuoden osaa. Tämä tarkoittaa sitä, että kiinteistöinvestointiin liittyvät tositteet tulisi säilyttää joissakin tapauksissa jopa yli 10 vuotta.

Kirjanpitoaineiston tulee olla luettavissa ja tarkastettavissa Suomesta käsin riippumatta aineiston tallennustavasta.

Eli tältä osin tulee varmistua siitä, että esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmässä olevat arkistoidut myyntilaskut ovat tarvittaessa palautettavissa luettavaan muotoon. Aina näin ei ole ohjelmiston kehittyessä, tai jopa ohjelmiston häipyessä markkinoilta.